Jak się przygotować do wyjazdu służbowego?

Pierwszy wyjazd służbowy może być dużym wyzwaniem. Łatwo jest o czymś zapomnieć albo rozczarować się miejscem noclegu. Warto więc rozpocząć przygotowania odpowiednio wcześnie. Na co zwrócić uwagę?

Pakowanie

Większość ludzi ma problem z pakowaniem się nawet na wakacje, a co dopiero na wyjazd służbowy, gdy trzeba zaopatrzyć się także w rzeczy związane z pracą. W zależności od branży mogą to być zarówno ważne dokumenty, jak i robocze ubranie. Niezabranie ich będzie bardziej kosztowne od niezabrania szczoteczki do zębów czy ulubionego swetra. Może też przysporzyć problemów w pracy.

Warto zatem skupić swoją uwagę na pakowaniu rzeczy dwóch typu: osobiste i do pracy. Kiedy podzielisz swój bagaż w ten sposób, unikniesz problemu zapomnienia o czymś ważnym. Możesz też przygotować listę, z której będziesz wykreślać kolejne pozycji.

Po skończeniu pakowania upewnij się, że masz wszystko. Weź pod uwagę także to, czy bagaż jest wygodny. Dopasuj go do środka transportu.

Nocleg

Nocleg w podróży służbowej jest niezwykle istotny. Zwykle organizuje go pracodawca, ale bywa, że miejsce wybrać ma pracownik. Jednak niezależnie od wybranej opcji, należy znaleźć hotel lub kwaterę co najmniej na kilka dni przed wyjazdem. W ostatniej chwili może być trudno o znalezienie noclegu w dobrym standardzie i cenie.

Jeśli nie wiesz, gdzie szukać noclegu pracowniczego, możesz sobie to ułatwić, korzystając z forStaff. To nietypowa, ale bardzo przydatna wyszukiwarka. Za jej pomocą znajdziesz nocleg blisko miejsca pracy, nie marnując czasu na przeglądanie niejasnych ofert w lokalizacji, która cię nie zadowala.

Lista i dokumentacja

Podróże służbowe mają to do siebie, że w krótkim czasie trzeba się odnaleźć w zupełnie nieznanym miejscu. Aby uniknąć błądzenia po obcej miejscowości, należy zapisać sobie wszystkie najważniejsze adresy np. adres hotelu, adres miejsca pracy. Dzięki temu nie tylko nie zmarnujesz czasu, ale oszczędzisz sobie też zdenerwowania. 

Podobnie możesz postąpić z najważniejszymi kontaktami. Zapisz je w telefonie, a najlepiej w kalendarzu, bo telefon może się rozładować. Z pewnością przyda ci się nr do pracodawcy, właściciela hotelu i osób, z którymi masz się spotkać (jeśli twoja praca wymaga takich spotkań).

Pamiętaj też o zebraniu niezbędnej dokumentacji, która pomoże ci w rozliczeniu się z pracodawcą. Powinieneś zbierać wszystkie rachunki i paragony związane z twoim noclegiem oraz wyżywieniem, a także bilety za przejazdy i podróż. Niezbędne są również faktury za to, co kupiłeś z tytuł wykonywania poleceń służbowych.